La Universidad Central de Venezuela, fundada en Caracas el 22 de diciembre de 1721 y con antecedentes en el Colegio Seminario de santa Rosa de Lima desde 1673, constituye la casa de estudios superiores más antigua de Venezuela, contando por ello con el Archivo Universitario de mayor importancia y antigüedad en el contexto nacional.
Sobre las bases de dos instrumentos legales de origen colonial se constituyen de manera inseparable la Secretaría Universitaria y el Archivo Universitario de Caracas: Primero las Constituciones (o Estatutos) del Colegio Seminario de Santa Rosa de Lima aprobadas en 1698 (aunque el Colegio funcionó desde 1673) y, en segundo lugar las Constituciones de la Real y Pontificia Universidad de Caracas de 1725 (aunque la erección de la Universidad es de 1721, por Real Cédula de Felipe V).
Conjuntamente con las actividades académicas relativas a la enseñanza de “los saberes”, las atribuciones de la Secretaría Universitaria eran fundamentales para garantizar el rango universitario de los estudios, ya que en base a la capacidad de Archivo y Certificación propios de la actividad de Secretaría, era que se podían emitir y conferir los grados académicos mayores y menores (Doctor, Maestro, Licenciado y Bachiller), así como regular y registrar el funcionamiento de importantes entes académicos como el Claustro Pleno Universitario.
Desde finales del siglo XVII tenemos evidencias de la existencia de un Archivo Colegial, que había registrado las actuaciones de Obispos, académicos y estudiantes, desde 1673, cuando el Dr. Antonio González de Acuña, Obispo de Caracas, desplegó las mejores de sus facultades para apoyar la creación del Colegio Seminario, base de la futura Universidad, ubicado en los edificios adyacentes al oeste del Palacio del Obispo (luego Arzobispal) entre las antiguas esquinas caraqueñas de Gradillas y Monjas. En toda esta primera etapa (entre 1673 y 1725) inevitablemente la historia y documentación relativa al Colegio Seminario es inseparable de los registros propios de Obispado de Caracas.
En los primeros tiempos preuniversitarios podemos identificar al menos seis Secretarios Colegiales, responsables del Archivo:
1.- Miguel V. Pereira en 1710.
2.- Pedro Joseph Zedillo en 1712.
3.- Pedro Joseph Antunes Pacheco en 1713.
4.- Joseph Cuvillán en 1714.
5.- Nicolás Pérez de Pineda en 1716.
6.- Br. Joseph Felipe Martínez en 1719.
El oficio de Archivero parecía ser tan importante, como para que el primer Secretario de la Real y Pontificia Universidad de Caracas en 1725, fuese el antiguo Secretario-Archivero del Colegio Seminario entre 1719 y 1725, el Bachiller Joseph Felipe Martínez, quien posteriormente, hacia 1739, recibió el Doctorado en Teología en dicha Universidad de Caracas. Durante el resto del período colonial, particularmente entre 1725 y 1815 observamos al Secretario de la Universidad como responsable muy directo del Archivo, asistido por funcionarios menores: oficiales, notarios académicos, etc. En los últimos años del periodo colonial observamos el inicio de una posible diferenciación paulatina entre las funciones específicas del Secretario y las del encargado del Archivo, particularmente desde 1815 con el trabajo realizado por el Dr. Ildefonso Punzel como Notario académico, siendo Secretario de la Universidad el Dr. José María García Siverio.
Luego del derrocamiento de las Primera y Segunda Repúblicas de Venezuela, entre 1812 y 1814, y siendo posiblemente en 1815 Capitán General de Venezuela el Brigadier español José Ceballos, se comenzó a ejecutar una Real Orden del Fernando VIIº (04-05-1815) que establecía la obligación de Visitas oficiales a Colegios y Universidades en sus dominios americanos, a los efectos de levantar Informes sobre su situación, así como para proponer reformas para “su mayor adelantamiento”, dicha tarea fue encomendada al Dr. José Manuel Oropesa, quien en ese momento era un importante funcionario colonial como Asesor General del Gobierno y del Real Consulado de Caracas. El Informe levantado por la Visita del Dr. Oropesa, independientemente de su valor histórico documental por el momento político cuando ocurre, presenta también un alto valor documental archivológico, pues no da evidencias de la existencia de un Archivo nutrido y organizado, en ese momento bajo control del Dr. Ildefonso Punzel, quien parecía ser el responsable directo del Archivo, como por el Dr. José Ma. García Siverio como Secretario.
En consecuencia, ese Archivo Universitario de transición entre los siglos XVIII y XIX, parecía retener más de un siglo de valiosa documentación, que ya desde tiempos del Rectorado del Dr. Tomás Hernández Sanabria y el Secretario, Agustín Arnal, en 1809, contaba non numerosos expedientes organizados, foliados y encuadernados; puestos a la orden de las autoridades realistas interventoras de 1815 para la elaboración del señalado Informe. Aunque el Informe del Dr. Oropesa no especifica detalles sobre el espacio específico donde funcionaba el Archivo Universitario, dentro del Edificio del antiguo Colegio Seminario, si se señala que se trataba de una Sala “capaz y decente”, que posiblemente desempeñaba algún otro tipo de función administrativa o protocolar de la Universidad, pero efectivamente se trataba de un espacio aparte, diferente al de las aulas generales, cocina, librería, Capilla u otras dependencias. Es también muy probable que los papeles y documentos de la Universidad reposasen parcialmente fuera de su edificio oficial, tal y como sucedía en algunas universidades españolas, como algunas sedes de la iglesia y domicilios de los altos funcionarios, ya que, en algunas oportunidades actos y reuniones universitarias se realizaban fuera de la sede principal, como las Sesiones de Claustro Pleno realizadas en la casa de habitación del Rector.
Los Estatutos Republicanos de la Universidad de Caracas o Universidad Central de Venezuela, aprobados por el Presidente del Ejecutivo, Simón Bolívar, con fecha de 24 de junio 1827 mantienen en esencia la estructura básica de la Secretaría y el Archivo Universitario heredada de las constituciones de 1727. Sobre todo en la unidad de la responsabilidad del Secretario como custodio del Sello y el Archivo de la Universidad, base de la capacidad para otorgar grados y certificaciones. Este Secretario, que es Archivero y Certificador oficial de la Universidad, era designado por la Junta General de la universidad (antiguo Claustro Pleno), en una especie de concurso-votación donde podían participar ciudadanos miembros del claustro o no, por lo que el Secretario, aún siendo un alto e indispensable funcionario universitario, no gozaba aún del rango de autoridad del Rector o el Vicerrector.
Los Códigos de Instrucción Pública de 1843 y 1849, no modificaron significativamente las funciones de secretaría y archivo propias de la Universidad. Mientras tanto, desde el gobierno del General José Tadeo Monagas en 1847, hasta el final del denominado Guzmanato en 1888, la Universidad sufrió frecuentes y duras intervenciones tanto en su institucionalidad y autonomía, como en lo relativo a su emplazamiento físico, en cuanto a este último aspecto se trató de una realidad importante para las funciones de la Secretaría, pues el traslado gradual de la sede de la UCV desde el viejo edificio del Colegio Seminario (Esquina de las Monjas) hacia una nueva sede en el antiguo Convento de San Francisco (una cuadra al sur: Esquina de San. Francisco), lo que representaba la disposición de espacios más adecuados y amplios para la Secretaría y el Archivo, así como la remodelación del viejo edificio incorporando la Sala del Paraninfo Universitario, recinto para actos solemnes de la Universidad muy espacialmente los actos de graduación tradicionalmente responsabilidad de la Secretaría.
Para el año de 1889 encontramos un significativo Decreto de la Presidencia de la República (06-06-1889) donde se creó específicamente el cargo de Archivero de la Universidad Central de Venezuela y, al año siguiente, el Ministro de Instrucción Pública Eduardo Blanco por Resolución le adjudica a dicho cargo el rango de Adjunto al Secretario de la Universidad (especie de Vice-Secretario) con la exigencia de que dicho funcionario al servicio de dicho cargo debía poseer título académico universitario. No cabe duda que la vida universitaria de Caracas, auque pequeña en comparación a las otras universidades del mundo, gozaba para fines del siglo XIX y comienzos del XX, de una dinámica interna renovada, bajo el impulso cientificista de esa época de progreso material y liberal que impregnaba al mundo occidental, relativo bienestar y confianza en el progreso material e intelectual que se prolongaría hasta la crisis de 1914, con el estallido de la Gran Guerra o Primera Guerra Mundial. La universidad de Caracas, que para 1875 había egresado solamente 62 graduados, había más que duplicado esa cifra en 1900 al alcanzar los 149 graduados.
Precisamente al año de 1900 indica un cenit en el desarrollo histórico de las funciones del Rectorado y la Secretaría de la UCV, al aparecer en marzo de ese año la Revista “Anales de la Universidad Central de Venezuela”, bajo el auspicio del Rector Dr. Santos Dominici y del Secretario Dr. Vicente Guanchez, bajo coordinación y trabajo del Archivero y Subsecretario Dr. Bernardo Estévez y el Adjunto Pedro Emilio Coll. Esta publicación trimestral abarcó temas de gran amplitud académica, estimulando las relaciones entre los estudios, investigaciones y publicaciones, editando sobre temas históricos, literarios, médicos, jurídicos, botánicos y teológicos. Además se publicaban informes actualizados sobre la vida universitaria: reglamentos, matrícula, grados, avisos, evaluaciones, programas de estudio, etc. Como punto culminante de este período, aparece publicado en 1910, en el contexto de los actos conmemorativos de los 100 años del 19 de abril de 1810, el Tomo I del libro del Dr. Juan de Dios Méndez y Mendoza: “Historia de la Universidad Central de Venezuela”, primera obra historiográfica relativa a la historia de la Universidad de Caracas, fundamentada en el estudio crítico de los documentos que reposan en el Archivo Universitario, que ha sido base para el desarrollo de toda la producción historiográfica sobre el tema universitario venezolano de siglo siguiente.Este meritorio libro del Dr. Méndez y Mendoza, hoy casi inaccesible a los lectores comunes, cumplirá 100 años de su aparición en 2011, lo que debería motivar a un proyecto de reedición comentada para el año 2010, a propósito de los 200 años del 19 de abril de 1810.
El Informe que el Dr. Alejo Zuloaga presenta como Rector de la UCV ante el Ministerio de Instrucción Pública (el 27 de febrero de 1912), nos permita acceder a valiosos datos sobre la situación del Archivo Universitario para esa fecha: El Archivo de la UCV había logrado una importante reorganización y catalogación bajo la gestión del Secretario Dr. Vicente Guánchez, aunque el edificio de la Universidad había sufrido daños por el terremoto de 1900. sin embargo, se nos habla de un archivo dividido en Secciones según criterios de Materia y Cronología. Así como del adelanto en materia de inventario y publicación de documentos. En relación a la conservación de la colección documental el Informe nos hace referencia a un proceso de reordenación y reempastado de los viejos Libros del Archivo, tal vez para sustituir el viejo empastado de 1809, e igualmente se refiere la adquisición de nuevo mobiliario para esa dependencia: un escaparate para guardar Tesis, un estate para guardar libros y periódicos, dos mesas de trabajo (lo que hace suponer la existencia de una especie de Sala de Consulta para usuarios o investigadores), otro escaparate dividido en 36 casillas para guardar expedientes, otro mueble con cinco compartimientos para guardar temas de exámenes de grados y sillas de “esterilla”. La Secretaría había contado con una vieja “máquina de escribir”, que estaba siendo sustituida por una moderna de marca “Underwood”.Se desempeñaba entonces en la Secretaría de la UCV el Dr. Jaime Picón Febres y era Archivero el Bachiller Enrique Urdaneta Braschi.
Como es conocido ya, el año 1912 inició un proceso traumático de cierre relativo de la Universidad Central hasta 1922, derivado tanto de la situación política nacional en el marco del endurecimiento del gobierno tiránico del Gral. Juan Vicente Gómez Chacón, como por la violenta reacción que generó la propuesta de reformas realizada por el Rector Dr. Felipe Guevara Rojas. En consecuencia la onda de optimismo y expansión universitaria que se venía viviendo desde fines del siglo XIX, se encontró repentinamente frente a una prolongada pausa de diez años de estancamiento, hasta que en 1922 bajo el Rectorado del Dr. David Lobo y la Secretaría del Dr. Antonio María Planchart, se reiniciaron las actividades universitarias, pero ahora con nuevos actores, tal vez menos entusiastas y liberales que los anteriores, pero sí con una renovada pasión científica y humanista de quienes habían asimilado la rudeza de tantos años de supresión de libertades sin abandonar sus preocupaciones académicas. Así bajo los rectorados de los Dres. Alejandro Urbaneja (1924), Diego Carbonell (1925), Juan Iturbe (1928), Plácido Rodríguez Rivero (1928) y Francisco Antonio Rísquez (1935), se reabren gradualmente las compuertas de la vida universitaria y pueden emerger figuras de gran talento, como es el caso del Vicerrector Caracciolo Parra León (1928), quien recupera tras quince años de estancamiento la importancia del Archivo Universitario como centro de investigación histórica. Lo acompañan en esta labor notables personajes como el propio Dr. Rodríguez Rivero y Rafael Domínguez, así como en la Secretaría de la UCV personajes como el Dr. Mario Briceño Iragorri (1928) y como Archiveros entre 1925 y 1930: los Bachilleres Isaac J. Pardo, Luis Urbaneja Blanco, Teófilo Trujillo, Arnoldo Casas Briceño y Pablo Ruggieri Parra.
Los años finales del régimen gomecista, especialmente entre 1927 y 1935, habían conocido una gradual pero interesante tendencia hacia una liberalización moderada de la vida universitaria, la propia reapertura de la Universidad desde 1922 era un signo inicial de ello. Por ello se debe estudiar cómo bajo la influencia de ministros de talento como el Dr. Francisco Baptista Galindo el anciano tirano accedió a permitir dentro de los límites aceptables por el “gomecismo” ciertas aperturas, como las ocurridas con el debilitamiento del poder de Eustoquio Gómez (Jefe del ala más obscura del gomecismo), el retorno de exilados, la liberación de presos políticos (el Gral. Román Delgado Chalbaud fue el más notable), el cierre provisional de la Cárcel de la Rotunda de Caracas y la mano “floja” o “vista gorda” con una incipiente reorganización de las actividades intelectuales y estudiantiles. No se debe descuidar en el análisis de estos procesos, que los acontecimientos de 1928 a 1929 (protestas estudiantiles, golpe del Capitán Alvarado, invasión de Delgado Chalbaud, etc.), pese a que fueron resultado inmaduro y desarticulado de las incipientes libertades alcanzadas desde 1927, fueron los sectores más retrógrados del régimen gomecista (particularmente en el propio seno de la familia y amistades viejas del tirano) quienes aprovecharon tales incidentes para frenar el posible ritmo gradual liberalizador de los acontecimientos y procesos, congelando la situación hasta donde pudieron con la muerte del General Gómez en 1935. Las “tendencias positivas” subyacentes en los intersticios del régimen sobrevivieron latentes en el entorno de los sectores “modernos” cercanos al Jefe, individualidades y grupos que luego de 1936 emergerían para altos destinos como el Gral. Eleazar López Contreras o el Dr. Arturo Uslar Pietri.
La turbulencia propia de la década de 1930 llevó la vida universitaria al plano de la combatividad, entre muertes, prisiones, exilios, censuras y persecuciones, el estudiantado reactivado desde 1928 bajo líderes como Rómulo Betancourt y Jóvito Villaba y notables académicos como el célebre Dr. Rísquez, dejaron a un lado la lenta recuperación de la vida universitaria para sumarse a la construcción de la vida política nacional con la vista puesta en las metas de la democracia liberal, pero ahora de un renovado contenido social. Ante situaciones de esta naturaleza, realidades como las del funcionamiento de la Secretaría y el Archivo Universitario reposan en un plano inevitablemente secundario. Durante esa década el Archivo bajo el control de los Secretarios Dres. Horacio Bianchi y Antonio Gordils, permaneció relativamente abandonado en su proceso de recuperación, apenas conocemos de la presencia del Sr. Pablo Serrano como encargado del manejo y custodia de los expedientes; todo ello hasta el año de 1941, cuando a propuesta del Dr. Gordils como Secretario de la UCV, el Ministro de Educación Dr. Arturo Uslar Pietri designó a la Señorita Angelina Gómez Hurtado como Escribiente del Archivo, iniciando así una carrera de 36 años dedicados a la conservación y reorganización del Archivo de la UCV, hasta 1977 cuando obtuvo su jubilación.
El 1 de julio de 1949, bajo la gestión rectoral del Dr. Julio De Armas y con el Dr. Ismael Puerta Flores como Secretario, la Srta. Gómez fue ascendida al cargo de Archivera Jefe de la Secretaría de la UCV, con ello la dependencia recuperaba el rango administrativo que había venido perdiendo y, aunque la nueva Jefa no poseía un título académico, como lo exigía el Decreto de 1890, si poseía la vocación y formación adquirida en Cursos de la Escuela de Comercio de Caracas y en la Biblioteca Nacional. Además se trataba de la primera mujer que asumía en más de dos siglos la jefatura del archivo como uno de los principales cargos de la secretaría Universitaria, aún hoy cuarenta años de su jubilación el Archivo aún percibe su presencia, como última representante de la tradicional organización manual de sus fondos documentales.
La organización del Archivo Universitario hacia la década de 1950, cuando ocurre la mudanza desde la antigua sede del San Francisco hacia las nuevas instalaciones en la Ciudad Universitaria de Caracas, construida en los terrenos de la antigua Hacienda Ibarra de la actual Urbanización “Los Chaguaramos” (actual Parroquia San Pedro del Departamento Libertador de Caracas), correspondía a una clasificación heredada del siglo XIX, de tipo manual y sobre la base de criterios cronológicos temáticos según las materias propias de la dinámica académica de la Universidad. La separación del Archivo Histórico del Archivo Activo de expedientes estudiantiles y de egresados era la pauta fundamental del trabajo, y aunque la sede principal del Archivo como departamento de la Secretaría se estableció en el piso 2 del edificio del Rectorado diseñado por el Arquitecto Carlos Raúl Villanueva, paralelamente se estaba gestando un despliegue de las facultades como dependencias universitarias relativamente autónomas, cuya dinámica de funcionamiento llevó al desarrollo de estructuras de archivo especializadas para cada facultad, e inclusive a cada escuela o instituto; tanto en lo relativo a expedientes estudiantiles y profesorales, como en lo concerniente a aspectos administrativos y académicos específicos de cada dependencia. Luego de la jubilación de la Srta. Angelina Gómez se desempeñaron en la Jefatura de Archivo, entre 1978 y 1982, el Sr. Fernando Martínez Acosta y la Sra. Ninel Luján de Osío.
Durante la gestión Rectoral del Dr. Carlos Moros Ghersi y el ejercicio de Secretario por el Dr. Ildefonso Pla Sentis, se inicia un proceso de actualización del Archivo Universitario, que comienza por proveer por concurso del cargo de Jefe del Departamento de Archivo de la Secretaría de la UCV, recayendo en la persona de la Licenciada Fany Torres Galea. Representando ello un avance significativo, por tratarse de la primera oportunidad en la que dicha posición era ocupada por un profesional universitario específicamente formado para tales funciones, pues la seleccionada era egresada de la Universidad Central de Venezuela como Licenciada en Bibliotecología en 1975, Licenciada en archivología en 1979 y especialista en gerencia de Redes de Unidades de Información en 1996; contaba además la Lic. Torres con experiencia profesional en el Instituto Venezolano de Seguros Sociales y el CONICIT. Con todo ello se inicia una nueva etapa hacia la modernización de índices temáticos, microfilmación de documentos, digitalización de bases de datos, transcripción y publicación de documentos históricos. En esta etapa es importante destacar la labor de coordinación ejercida por el Dr. Ildefonso Leal, personal docente de la facultad de Humanidades y Educación, quien además de desarrollar la publicación del Boletín del Archivo Histórico de la UCV, apoyó especialmente desde 1983 a la Universidad con la publicación de estudios y colecciones documentales en el contexto de la conmemoración de los 200 años del natalicio del Libertador simón Bolívar. En este mismo contexto y hasta la década de 1990 fue muy importante el respaldo en la preparación editorial por parte del Sr. León Levi.
Es pertinente destacar que el proceso de actualización del Departamento de Archivo de la Secretaría de la UCV, contó también con un esfuerzo financiero de adquisición de muebles y equipos adecuados. En primer lugar con la compra e instalación del sistema “Archivos rodantes” que permitió superar la vieja estructura de estantes y escaparates, así como microfilmadora, proyector e impresor de documentos (Xidex RP 900) así como de una Computadora Modelo Nº 2 50 IBM de 20 MB, que permitió iniciar el proceso de digitalización de la información ya indizada manualmente. Por todo ello, una vez llegada la fecha de jubilación de la Lic. Fany Torres, en junio de 1997, el Departamento de Archivo se encontraba plenamente comprometido en un sólido programa de incorporación a las nuevas tecnologías de la información siendo sustituida por el Licenciado Luis Zerpa quien mantiene el proyecto de automatización y digitalización de expedientes.
Durante la gestión como Secretaria de la UCV de la Dra. Ocarina Castillo D´ Imperio, específicamente en 1999, se materializa una nueva mudanza del Archivo Universitario desde su sede originalmente planificada en el piso 2 del Edificio del Rectorado, hacia el piso 11 del Edificio de la Biblioteca Central. Este cambió significó, junto con anexos en depósitos en el piso 6 del mismo edificio, más el sótano del Aula Magna, un importante paso en la descongestión de un archivo que no había podido crecer a la par del incremento de las personas y procesos de la comunidad universitaria. Además se contaba con nuevo mobiliario y equipos para el desarrollo de las actividades propias del Departamento.
No obstante, a la luz de criterios de conservación del patrimonio documental y arquitectónico de la UCV, así como observando parámetros de seguridad por el riego de incendios, terremotos y otros siniestros. Cumplidos diez años de la referida mudanza en el año 2009, se ha comprobado la existencia de graves distorsiones que afectan y podrían afectar aún más el buen funcionamiento y la seguridad de las personas y bienes adscritos a esta dependencia. Los antiguos espacios del Archivo Universitario en el piso 2 del Edificio del Rectorado fueron destinados a una expansión del Vicerrectorado Académico, al cual en los últimos años se le han ido agregando personal, tabiques, muebles y equipos propios de personal de funciones secundarias y auxiliares del Vicerrector, perdiéndose con ello la dignidad de la ocupación inicial. Era posible, y aún lo es, el conservar los repositorios históricos y la Jefatura del Archivo en su espacio original, y solamente trasladar los expedientes activos e intermedios a los espacios del edificio de la Biblioteca Central u otro mas indicado. Con ello se pudo y se podría aún mantener al Vicerrectorado Académico en un espacio acorde con su importancia, compartido parcialmente con el archivo que resguarda dignamente tres siglos del patrimonio histórico documental de la Universidad.
Con la gestión de Secretaría Universitaria a cargo de la Profesora Elizabeth Marval Vargas, entre 2000 y 2004, en el equipo rectoral encabezado por el Dr. Giuseppe Gianneto como Rector y el Dr. Ernesto González Enders como Vicerrector Académico, se inició toda una serie de esfuerzos para la transformación y actualización tecnológica de la UCV. No obstante al carácter altamente conflictivo de la realidad política nacional, marcado desde un principio del gobierno del Presidente Chávez por una inexplicable hostilidad hacia las universidades nacionales autónomas, así como acciones vanguardistas y anómicas de pequeños pero violentos grupos, e igualmente la conflictividad gremial y limitaciones presupuestarias; impidieron el desarrollo de un plan estratégico compartido con toda la comunidad, afectando con ello las posibilidades de continuar con suficiente éxito la modernización de la Secretaría y el Archivo Universitarios.
Sin embargo, entre los años de 2002 y 2003 se lograron las gestiones de aprobación necesarias, ante el Rectorado, el Consejo Universitario y el Consejo Nacional de Universidades, para transformar en el organigrama de la UCV, al viejo Departamento de Archivo Universitario en una nueva Dirección de la Secretaría, que se denominaría en adelante como: Dirección de Archivo Central de la Secretaría de la UCV, entidad que estaría acompañada por la Coordinación General de la Secretaría, entonces desempeñada por el Prof. Víctor Márquez Corao (Psicólogo), La Dirección de Admisión y Registro Estudiantil desempeñada por el Dr. Santiago Ramos (Biólogo) y la Dirección de Bienestar Estudiantil OBE. Toda esta transformación organizativa ocurrió dentro de los mismos espacios y con el mismo personal y recursos disponibles anteriormente, pero fue, sin embargo, un cambio significativo en la elevación de la Secretaría y sus unidades directivas a un rango de complejidad acorde con la difícil problemática de su competencia.
En este sentido, la Dirección de Archivo Central, con sede en el piso 11 del Edificio de la Biblioteca Central de la UCV, estuvo a cargo del Dr. Alberto Navas B. como fundador de dicha estructura en el año 2003, pero apoyándose en el logro de dicha meta en el valioso trabajo desarrollado por la Comisión designada por la Secretaria Profesora Elizabeth Marval, e integrada por los Dres. Ildefonso Leal Cronista de la UCV y Profesor Jubilado de la Facultad de Humanidades y Educación, el Dr. Miguel González Guerra Jefe de la Cátedra de Historia de la Medicina de la Escuela Luis Razeti de la Facultad de Medicina de la UCV, el Dr. Andrés Gerardi Jefe del Archivo Histórico de la Facultad de Medicina de la UCV, el Profesor Guillermo Durán Cronista Oficial de Caracas y Profesor de la Facultad de Humanidades y Educación, el Licenciado Luis Zerpa Jefe del Departamento de Archivo Activo e Histórico de la UCV y el Sr. León Levi, quien era toda una autoridad en la preparación de las publicaciones de la Secretaría de la UCV. Gracias al trabajo inicial y respaldo académico de esta Comisión encargada del estudio de la propuesta para elevar el Departamento de Archivo al rango de una Dirección de la Secretaría, fue posible la consecuente aprobación del proyecto ante las instancias universitarias internas y externas.
Una vez culminada la gestión de la Profesora Elizabeth Marval como Secretaria de la UCV en 2004, resultó electa para dicho cargo la Profesora Cecilia García-Arocha, en el equipo encabezado por el Dr. Antonio París para la gestión 2004-2008. La Profesora Jeanette Ascensión de Toledo asumió la Coordinación General de la Secretaría, el Profesor José Dorta asumió la Dirección de Admisión y Registro Estudiantil, el Prof. Gregorio Afonso la Dirección de OBE, y el Dr. Alberto Navas B. continuó en la Dirección de Archivo Central hasta octubre 2005, cuando fue designado Coordinador Académico de la Facultad de Humanidades y Educación de la UCV y es designada Directora la Lic. Egli Márquez. La profesora Cecilia García-Arocha terminando su gestión como Secretaria resultó electa como Rectora de la UCV en el año 2008 para la gestión de gobierno universitario que terminará el año 2012, acompañada por el Prof. Amalio Belmonte Guzmán como nuevo Secretario de la UCV, quien integró su equipo directivo con los Profesores: Mónica Martíz Lizama (Ingeniería) como Coordinadora General de Secretaría, el Prof. José Dorta (Odontología) como Director de Admisión y Registro Estudiantil, la Prof. Antonieta Alario (Humanidades) como Secretaria Ejecutiva del Consejo Universitario, la Prof. Lilian Barboza, luego sustituida por el Dr.Ricardo Ríos (Ciencias) como Director de OBE y el Dr. Alberto Navas B. llamado nuevamente para ejercer la Dirección de Archivo Central.
La nueva Dirección de Archivo Central que comenzó a funcionar en enero de 2003, estaba integrada por dos grandes Departamentos, el primero de Archivo Activo e Histórico bajo la Jefatura del Licenciado Luis Zerpa, quien también es Profesor de Archivos Históricos en la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la Facultad de Humanidades y Educación de la UCV; el segundo es el Departamento de Certificaciones ejercido inicialmente por la Sra. Marlene Torres y luego por la Abogada María Eugenia Guillén. Igualmente, desde 2006 fue integrada a la Dirección de Archivo Central la Oficina de Correspondencia que ha funcionado conjuntamente con el personal de IPOSTEL en la sede correspondiente. La Secretaría Ejecutiva de la Dirección de Archivo la ha ejercido desde el principio la Lic. Miggladys León.
Un nuevo organismo operativo y asesor de la Secretaría y la Dirección de Archivo Central ha sido la Comisión Central de Archivo de la UCV. Presidida por el Secretario de la UCV e integrada por representantes de las jefaturas de archivos de cada una de las Dependencias Centrales, de las Facultades, la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la UCV, la Biblioteca Central y de la Dirección de Archivo Central de la Secretaría de la UCV. Esta Comisión se ha venido reuniendo con cierta regularidad, a veces en pleno de sus miembros o también como Comité Técnico encargado de tareas especificas como la elaboración del Proyecto de Reglamento de Archivo de la Universidad Central de Venezuela, documento ya elaborado y que ha sido elevado a la Secretaría de la UCV para su consideración y posterior sometimiento a estudio y aprobación por el Consejo Universitario de la UCV, previa revisión por parte de la Comisión de Reglamentos de ese mismo Cuerpo.
El trabajo de la Dirección de Archivo Central desde el año 2003 hasta 2009 ha dado resultados beneficiosos para la comunidad académica y la sociedad en general, al generar recursos favorables para el acceso a la información y documentación propias de nuestro campo de trabajo: En primer lugar se ha desarrollado un proceso de adopción del Sistema UXXI (Universitas XXI) adquirido por la Secretaría de la UCV, con el fin de digitalizar la información de los procesos de admisión, inscripción, control de estudios, certificación y grados. Si bien este proceso de digitalización ha avanzado lenta y parcialmente, no ha sido por falta de vocación ni de trabajo del personal de la Dirección de Archivo Central, pues la limitaciones provienen fundamentalmente de la falta de asignación de recursos presupuestarios que permitan la adquisición de equipos, sistemas y personal adecuado para completar la adopción de un módulo de archivo adecuadamente conectado con el sistema UXXI. En segundo lugar, se esta trabajando en la actualidad para activar un sistema de acceso a través de la Página Web de la Secretaría de la UCV, que permita a los usuarios internos y externos del Departamento de Certificaciones, para que puedan tramitar sus solicitudes “on line”, y de tal forma agregar comodidad y eficiencia a los procedimientos.
Un programa de publicaciones se ha venido desarrollando desde el año 2001, cuando el proyecto de convertir el Archivo en Dirección de la Secretaría apenas estaba iniciándose. En primer lugar se publicó el libro “Índice e Inventario del Archivo Histórico de la UCV”, que ha permitido el acceso público a la información documental que reposa en nuestro principal Archivo Universitario. En la actualidad dicho trabajo se está nuevamente revisando y actualizando con miras a una nueva y mejor edición. En segundo lugar se publicó en el año 2004 una nueva edición del libro “Egresados de la Universidad Central de Venezuela”, que no se había vuelto a publicar desde el año 1996, en aquella oportunidad a cargo del Dr. Ildefonso Leal y Luis Zerpa. El nuevo Libro de Egresados de la UCV, cuenta con artículos y documentación históricos, archivológicos y bibliográficos realizados por Alberto Navas, Luis Zerpa y Carmen Zulay Fernández. Actualmente la Dirección de Archivo Central completa las revisiones correspondientes a la publicación de un nuevo Volumen del Libro de Egresados de la UCV, correspondiente a la gestión de la Secretaria de la UCV Prof. Cecilia García-Arocha (2004-2008), que conformaría el Volumen Nº 6 de la colección, que cubre la nómina oficial de egresados de la UCV desde 1725 hasta 2008. Esta nueva publicación que debe estar disponible para el público a mediados de 2009, permitirá demostrar nuevamente a la comunidad académica nacional e internacional, la importancia de la UCV como centro de estudios superiores de pregrado, postgrado y extensión universitaria; lo que significa un monto mayor a los doscientos mil egresados en los últimos tres siglos de historia, una meta que, por antigüedad, cantidad y calidad sería muy difícil de superar por cualquiera otra institución nacional.
En el tercer lugar de publicaciones del Archivo Central por la Secretaría de la UCV, nos encontramos con la edición del Número 10 del Boletín del Archivo Histórico de la Universidad Central de Venezuela, durante al año 2005, luego de un receso de diez años sin aparición en el medio académico. Este número, también publicado bajo la gestión de Secretaría de la Prof. García-Arocha, satisfizo al llenar un importante vacío documental y de reflexión histórica sobra la obra Rectoral del Dr. Antonio José Castillo, cuya gestión al frente de la UCV entre 1937 y 1943 marcó el inicio de muchas y de las más importantes reformas de nuestra Universidad, entre ellas la idea de creación de la Ciudad Universitaria de Caracas. Desafortunadamente durante los años de 2006 al 2008 no se hizo lo necesario para la publicación del Nº 11 del referido Boletín, no obstante, ya desde comienzos del año 2009 se está trabajando para recuperar la continuidad de esa publicación, que podría aparecer nuevamente en el año 2010, año de importancia histórica por la celebración de los 200 años de los acontecimientos patrios del 19 de Abril de 1810.
A propósito de la referida celebración, como aporte de la Secretaría de la UCV a través de su Archivo Histórico y en coedición entre el Rectorado y la Facultad de Humanidades y Educación, aparecerá durante el año 2009, el libro dedicado a estudio de las Actas del Claustro Pleno Universitario entre 1810 y 1814, es decir, durante las Primera y Segunda Repúblicas, con un anexo documental basado en la revisión del Libro de Actas de Claustro correspondiente y de la obra anterior del Dr. Ildefonso Leal. Esta publicación reivindicará, en buena medida, el papel de la Universidad de Caracas, hoy UCV, como espacio para la reflexión y ejecución de buena parte de los eventos y procesos que condujeron a la construcción civil de la República venezolana, realidad que ha sido frecuentemente relegada por una interpretación exagerada y equivocadamente militarista de los eventos históricos de la Independencia de Venezuela.
Finalmente, la Comisión Central de Archivos de la UCV, adscrita a la Secretaría ha venido cumpliendo un valioso papel en la discusión y elaboración de propuestas dirigidas a mejorar la gestión y conservación de los documentales de nuestra Universidad, tanto en sus fondos activos, intermedios históricos. Para ello fue indispensable la elaboración de un diagnóstico técnico de los archivos de la UCV durante el año 2004, en el cual colaboraron todos los miembros de la Comisión como Representantes de las facultades y las dependencias centrales de la UCV, cuyos resultados fueron publicados en el citado Nº 10 del Boletín del Archivo Histórico de la UCV en el año 2005. Así como también fue muy importante la realización del Iº Taller de Políticas y Procedimientos de Archivo de la UCV, realizado entre el 30 y 31 de Octubre de 2003, en la Sala “E” de la Biblioteca Central, cuyos resultado también han sido publicados en el referido Boletín.
Tales experiencias han sido la base para el desarrollo de otros programas y proyectos que aún están en camino, entre ellos el ya referido Proyecto de Reglamento de Archivos de la UCV, en espera de su aprobación por el Consejo Universitario de la UCV, y por otra parte, el diseño y puesta en operación de un futuro Sistema de Archivo de la UCV, para cuya factibilidad, la Dirección de Archivo Central y la Comisión de Archivo pondrán toda su colaboración y empeño, pero sin dejar de reconocer que una meta de esta naturaleza depende también, y mucho, de variables dependientes de la estructura general de la Universidad como institución académica compleja, así como de la futura implementación de un Sistema Nacional de Archivos que, a su vez, dependerá de la capacidad de los poderes públicos nacionales para dotar a la Universidad de los recursos y marco normativo necesarios.
Todo ello en el entendido de que el Archivo Universitario es parte vital del Patrimonio de la UCV, tanto por ser la reserva de respaldo documental a los títulos y certificados académicos que otorga, como por ser custodio de la memoria académica más importante de la nación. Por lo tanto, la Dirección de Archivo Central es hoy, al mismo tiempo, un centro de resguardo documental activo e histórico, un centro de certificación y apoyo documental a las actividades de Secretaría, un centro de investigación y de apoyo a la enseñanza de pregrado y postgrado, así como para los investigadores nacionales y extranjeros que frecuentemente hacen uso de nuestros fondos documentales.
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